Wie stellt man als wachsendes Modelabel sicher, dass weiterhin an den richtigen Stellen investiert wird und die Kreativität dabei nicht verloren geht? Mit einem intelligenten Einsatz der Back-End-Systeme und einem gestrafften Prozess, erfahren wir nach einem Blick hinter die Kulissen von Fabienne Chapot. Fabienne feierte im Jahr 2021 15-jähriges Bestehen und verzeichnet ein enormes Wachstum von durchschnittlich 40 % pro Jahr. Wie machen sie das? Kurz gesagt: Indem sie fokussiert bleiben und einfache Prozesse pflegen, damit Investitionen in die Aspekte des Unternehmens getätigt werden können, die für Kunden/-innen und Verbraucher/-innen wirklich einen Mehrwert darstellen. Eine große Aufgabe für Jorrit Weekenborg, CFO/COO von Fabienne Chapot. Wir sprechen mit Weekenborg (33) an einem sonnigen Nachmittag im schönen Gebäude an der Herengracht in Amsterdam, inmitten der bunten neuen Kollektion. Wir sprechen über den Wachstumspfad, den Fabienne Chapot eingeschlagen hat, und darüber, wie man richtige Entscheidungen trifft. Über Investitionen und eine gute Bilanz. Und vor allem über Einfachheit in einer komplexen Modewelt.

Von der Unternehmenskarriere zum Mut, der eigenen Intuition zu vertrauen

Weekenborg begann seine Karriere in der Modewelt vor sechs Jahren, als Fabienne Chapot noch Fab.
hieß und nur Taschen, Geldbörsen und Schuhe herstellte. Nach seinem Betriebswirtschaftsstudium und
seinem Einstieg bei Unilever war er auf der Suche nach einem Job, in dem er wirklich etwas bewirken könnte. Genau in der Zeit wagte Fabienne den Schritt, ein eigenes Fashionlabel ins Leben zu rufen und eine große professionelle Organisation aufzubauen. Weekenborg war Teil der ersten Welle von Neueinstellungen, als Fabienne die erste Kollektion SS17 vorstellte. Damals kamen seine Intuition, Glück sowie der Mut, die richtigen Entscheidungen zu treffen, auf besondere Art zusammen,
denn es war kein logischer Schritt. Vom Konzernjob bei Unilever zu einem neu gegründeten
Fashionlabel in Amsterdam.

Weekenborg: „Ich erkannte das Potenzial von Fabienne als Unternehmerin, der Marke, der Ideen
und der Menschen, die sie bereits um sich versammelt hatte. Im Nachhinein betrachtet war es eine sehr gute Entscheidung. Jetzt, wo wir beginnen, Erfolg zu haben, war es im Rückblick auch ein logischer Weg, aber damals war es das noch nicht klar.“

Carte blanche

Schnell wurde deutlich, dass Weekenborg bei Fabienne Chapot die Wirkung erzielen konnte, die er sich wünschte. In der Anfangszeit gab es nur sehr wenige Systeme. „Es ist etwas ganz Besonderes,
mit 27 Jahren einen klaren Blick für alle Prozesse und Systeme zu haben. Was möchte man eigentlich erreichen? Mit der Zeit wird diese Vision natürlich immer klarer“. Auch hier spielt die Intuition eine große Rolle. Man hat keine unmittelbare Vision, trifft aber bereits bestimmte Entscheidungen nach Gefühl.

Blitzschnelle Migration zu intelligenteren Prozessen mit Itsperfect

Eine der ersten Entscheidungen, die Weekenborg im Jahr 2018 traf, war die Wahl eines neuen ERP-Pakets. Dafür ist er seinem Kollegen Michel Strooij, dem Operation Manager, immer noch dankbar.

„Michel alleine ist es zu verdanken, dass wir Itsperfect kennengelernt haben. Eine gute Entdeckung. Wir haben sehr bald unterschrieben, weil ich mir so sicher war. Manchmal geht es einfach ganz schnell.”

Mit einer „Wir schaffen das“-Mentalität sorgten Strooij und Weekenborg zusammen mit dem Itsperfect-Team für eine blitzschnelle Migration innerhalb von drei Monaten. Sogar die offenen Aufträge wurden
migriert. Ein enormer Professionalisierungsschritt. „Als wir mit der Einführung von Itsperfect begannen, haben wir eine ganze Reihe von Prozessen auf das Itsperfect-Modell umgestellt, weil es sich nun anbot. Wir haben dann die Erfahrung gemacht, dass die Art und Weise, die sie sich ausgedacht haben, tatsächlich viel klüger war, als unsere bisherige Struktur. Ein gutes ERP-Paket fördert auch die Disziplin.“

Die Wahl von Itsperfect für alle Back-End-Prozesse legte den Grundstein für Weekenborgs Vision vom
Management eines Modeunternehmens.

„Das Lustige daran ist, dass Itsperfect meine Vision für das Backend eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst hat. Es war alles ein bisschen iterativ. Itsperfect hat die beste und logischste Art und Weise umgesetzt, ein Modeunternehmen zu führen. Ich bin als Anwender also sehr zufrieden.“

So einfach wie möglich halten

Dass die Modebranche ungeheuer komplex ist, weiß kaum jemand besser als Weekenborg selbst. „Wir haben eine unglaublich schöne und große Kollektion. Mit vielen unterschiedlichen Stoffen, Farben, Mustern und Drucken ist es äußerst komplex. Es gibt drei Vertriebskanäle: E-Commerce, eigener Einzelhandel und Großhandel. Tausende von Verbraucher/-innen und über tausend Einzelhandelsunternehmen. Das System ist also bereits sehr vielschichtig. Mit 250 Stücken in der Kollektion, ebensovielen Größen, zwei Kollektionen pro Jahr, 5
Drops“.

Weekenborg hat daher eine klare Strategie: „Möglichst einfach bleiben. Für mich bedeutet das,
sehr genau zu überlegen, welche Art von Systemen eingekauft werden, denn der Komplexität sind ja keine Grenzen gesetzt.“

Investieren, wo der Unterschied gemacht wird

Weekenborg wendet das „Keep it simple“-Prinzip nun in vielen weiteren Bereichen des Unternehmens an. Auf der Großhandelsseite hat sich das Unternehmen zum Beispiel bewusst für eine begrenzte Anzahl
von Kundentypen entschieden. Viele Modelabel arbeiten mit Zwischenkollektionen. Fabienne
Chapot entscheidet sich hingegen für zwei Auftragssaisons mit fünf Kapiteln im Winter und fünf im Sommer.

Weekenborg: „Ich möchte Itsperfect automatisiert die Arbeit machen lassen. Die Abläufe sollte einfach erfolgen, ohne dass jemand Hand anlegen muss. Wir schaffen für unsere Kunden/-innen einen Mehrwert bei der Gestaltung und Entwicklung der Kollektion. Auf der Verkaufs- und Marketingseite helfen wir den Kunden/-innen bei der Auswahl der richtigen Artikel. Der Rest sollte eigentlich blindlings durch das System erfolgen. Und dann gibt es natürlich Menschen, die das System im Auge behalten, aber es sollten nicht viele sein, sonst arbeiten schnell zehn Leute im Backoffice. Das ist Geld, das man dann nicht in die Kollektion und die Kunden/-innen oder Verbraucher/-innen investieren kann. Dort wird aber der Unterschied gemacht.“

Der magische Touch

Natürlich bringt die Arbeit mit so vielen kreativen Menschen Herausforderungen mit sich. Aber auch hier hat Weekenborg seinen Weg gefunden. „Es ist wichtig, zum richtigen Zeitpunkt flexibel zu sein und gut zu erklären, warum wir Dinge auf eine bestimmte Weise tun. Vor allem aber stellen wir uns der Komplexität, wenn sie im Interesse des Unternehmens liegt. Und wir vertrauen auf unser Fachwissen. Wir haben Leitlinien und gemeinsame Ziele, aber keine Regeln. Natürlich gibt es manchmal auch vertiefende Prozesse, z. B. zu den Margen, die wegen der Inflation ein wichtiges Thema sind.
Dann tauchen wir gemeinsam ein. Wir müssen herausfinden, wie wir darauf Einfluss nehmen können, ohne den „magischen Touch“ zu verlieren. Aber ich bemühe mich, die wirklich kreativen Bereiche nicht zu beeinträchtigen.“

Das Gleiche gilt für die Kundenperspektive. „Es gibt derzeit Modeunternehmen, in denen
wirklich qualifizierte Mode-Manager/-innen gegen mehr Business-Analysten/-innen ausgetauscht werden. Weil es doch nur um den Weiterverkauf und um Zahlen und Daten ginge. Aber das glaube ich einfach nicht. Ich denke, der Einzelhandel, aber auch die Kundschaft, will in unseren Geschäften von jemandem beraten werden, der die Marke verkörpert und ausstrahlt und die Kollektion sehr gut kennt. Wenn man sich wirklich mit der Kundschaft selbst beschäftigt, lässt sich sehr viel Vertrauen aufbauen.
Das ist ein sehr komplexer Prozess, an dem man nicht sparen sollte. Und dafür ist durch die von uns getroffenen Entscheidungen auch Platz. Gerade weil wir sagen können, dass die existierenden Handelsvereinbarungen und unser Auftragsfluss so funktioniert, wie es einmal festgelegt wurde.“

Das klingt nach einer ziemlich gut durchdachten Strategie, die der Marke selbst in den turbulenten letzten zwei Jahren viel Ausgewogenheit bringen wird. Von 2016 bis jetzt hat sich der Umsatz verzehnfacht, auf über 30 Millionen in diesem Jahr, und aus acht Mitarbeiter/-innen ist ein Team mit 100 Menschen geworden. Das Ziel ist, weiter zu wachsen und eine globale Marke zu werden. Eine große Herausforderung für das Team von Fabienne Chapot.

Weekenborgs Fazit: „Da alle Prozesse standardisiert und integriert sind, kann ich mich
qualitativ auf die Bereiche konzentrieren, die jetzt wichtig sind. Und ich denke, dass das für mich als CFO auch der Schlüssel in dieser Branche ist. Man muss wirklich verstehen, wo der Mehrwert liegt. Für uns, aber vor allem für die, die unsere Produkte kaufen und verkaufen“.