Als design- of inkoopafdeling van een merk herken je het vast, in het proces van eerste sample tot inkooporder zijn er enorm veel contactmomenten met de leveranciers van je artikelen. Telefoontjes naar het buitenland, eindeloze mailwisselingen, en wat was ook weer de laatste status? Of het nu gaat om sample orders, kleine wijzigingen, product sheets, levertijden of inkooporders, het liefste zou je al deze informatie goed willen borgen. En het hele communicatieproces voor je leveranciers ook zo duidelijk en efficiënt mogelijk willen maken. Toch?

Daarvoor hebben we bij Itsperfect een aparte module die geïntegreerd is met het ERP systeem; de Vendor Portal. Dit leveranciersportaal bied je als merk de mogelijkheid om de communicatie met je leverancier efficiënter in te richten. Door je leverancier toegang tot de Vendor Portal te geven, krijgt hij een goed overzicht over alle openstaande samples en inkooporders, de status, de mailwisselingen, en zijn lopende acties. Daarbij kan hij zelf de regie nemen en alle samples, artikel specificaties, product sheets en inkooporders downloaden wanneer hij ze nodig heeft. 

Alle communicatie flows met je leverancier in 1 systeem

Waar je voorheen een sample order mailde, dan bevestiging van productie kreeg, en vervolgens een bericht dat de sample verstuurd was en na aflevering weer een nieuwe mailwisseling kon opstarten met de sample comments, net zolang tot de sample goed was en je over kon gaan tot het versturen van een inkooporder, vang je deze communicatie flows nu allemaal af met de Vendor Portal. Maak je daarbij ook gebruik van onze Sample Module? Dan komen de diverse rondes met sample comments automatisch in het leveranciersportaal terecht. 

Intuïtief design met duidelijke acties

De Vendor Portal heeft in versie 4.1 een compleet redesign gekregen, waarbij het door het gebruik van iconen en heldere kleuren nog duidelijker is geworden wat de openstaande acties voor de leverancier zijn. Per artikel, maar ook in het totaaloverzicht van alle artikelen en orders. Zo ziet de leverancier per order de status, het aantal stuks, of de order al dan niet bevestigd is, het bedrag, het seizoen, de Estimated Time of Departure (wanneer het de fabriek zou moeten verlaten) en de Estimated Time of Arrival (wanneer het bij het merk aan zou moeten komen). En op de artikel detail pagina zie je als leverancier direct de details van een item, of deze op voorraad is, wat de kenmerken van het artikel zijn en de beschikbare kleuren, en wat de status van de order is. 

De voordelen van de Vendor Portal op een rijtje

• Efficiënte communicatie met je leveranciers, zowel voor samples als voor inkooporders
• Communicatie zichtbaar over personen en afdelingen heen, zodat iedereen altijd op de hoogte is van de status van samples en orders en alles gegarandeerd wordt vastgelegd. 
• Een enorme tijdsbesparing, je hoeft niet continu volledige mails te schrijven (of terug te zoeken), alles staat al in het systeem dus een korte zin volstaat.
• Door te mailen in je leveranciersportaal houd je alle communicatie overzichtelijk bij elkaar. 
• De leverancier hoeft niet continu in het portaal te kijken, want hij krijgt een mail wanneer er een bericht voor hem klaarstaat.
• Nog efficiënter communiceren wanneer je ook gebruik maakt van de Sample Module.
• Het zorgt ervoor dat je alle data centraal bij elkaar houdt in het ERP pakket zelf.
• Vereenvoudig een gestroomlijnd communicatieproces en faciliteer daarmee je leveranciers.

Benieuwd naar de Vendor Portal? We geven je graag een demo, zodat je zelf kunt zien wat de toegevoegde waarde in de communicatie met je leveranciers is.